Способов самоорганизации рационального планирования времени. Планирование работы – самый мощный инструмент самоорганизации. Учет и контроль

Когда я была маленькой, мама неоднократно говорила мне, что в детстве время идет более размеренно и плавно, а во взрослой жизни – буквально летит. Я не поверила, сказав, что время – общепринятая единица, которая никак не колеблется в зависимости от возраста. В юности я столкнулась с мужчиной, который неустанно повторял: «Вот если бы в сутках было больше 24 часов, сколько всего можно было бы успеть! ».

Именно тогда и пришли первые мысли о правоте родительского повествования. Еще немного погодя, достигнув 25 лет, я познакомилась с другим молодым человеком, который был слишком серьезен для своих лет. Каждый вечер он садился за стол, брал свой блокнот, ручку, и детально расписывал планы на следующий день, вплоть до «перекуров ».

Это могло бы показаться мне оголтелым снобизмом и тошнотворной педантичностью, если бы не одно весомое «но » – этот человек уже тогда был предельно успешен, состоятелен, мудр и собран.

Сколько часов в ваших сутках?

Современный ритм жизни не щадит никого, и порой даже самые молодые, энергичные и амбициозные люди чувствуют себя усталыми стариками, едва достигнув тридцатилетнего юбилея. Мы постоянно куда-то спешим, мы погрязаем в работе и не успеваем уделить внимание близким, мы часто не успеваем сделать столько простых, но чрезвычайно важных дел!

Вам знакома эта ситуация и вы серьезно нацелены изменить ее в положительное для себя русло? Тогда планирование времени – обязательное условие для вас. Наверняка вы слышали устойчивое утверждение о том, что мысли материальны. А уж если они изложены на бумаги, то и вовсе воплощаются в жизнь в кратчайшие сроки.

Мы не беремся судить об эзотерических учениях, но гарантируем вам – с помощью банального ежедневника вы сможете не только обрести массу свободного времени, но и достичь важных намеченных планов, исполнение которых, под натиском обстоятельств, откладывается в долгий ящик.

Если вы хотите сделать жизнь проще и продуктивнее, вам понадобится всего лишь оптимизировать собственное время, внеся небольшие коррективы в привычный режим дня.

И поверьте – эти изменения не станут для вас обременительными, даже напротив: вскоре вы втянетесь в новый образ жизни и станете чувствовать себя намного легче. Планирование времени как способ идеальной самоорганизации – важная ступень на пути к многогранному и плодотворному успеху!

Метод Альпы в оптимизации дневного времени

Метод Альпы в планировании рабочего дневного времени был разработан с целью повышения производительности трудящихся в определенных сегментах бизнеса. Этот вариант тайм-менеджмента прочно внедрился в общественные массы, и сегодня им активно пользуются даже вовсе «не деловые» люди.

Он помогает заняться по-настоящему важными делами, не теряя времени на собственные хобби, семью и развлечения. Программа и ее методы построены на определении приоритетов. С ее помощью происходит идеальное планирование рабочего времени, без авралов и «дэдлайнов ». Попробуйте, и убедитесь сами!

Детализируем принципы системы Альпы:

• Наметьте план. Для начала, составьте список дел, планируемых на день (не более 15 позиций);
• Распределите действия по трем секторам: А – важные и не терпящие отлагательств, В – важные, но не срочные, С – срочные, но не важные;
• Считайте время – детально описывайте, сколько минут и часов вы можете (или готовы) потратить на определенные действия;
• Организуйте «передышки ». На каждый час работы отводите 10-15 минут отдыха, во время которого можете заниматься, чем вам заблагорассудится;
• Определяйте рамки. Не нужно ставить перед собой сверхъестественных целей: расписывайте только те дела, которые полноценно впишутся в границы затрачиваемого времени;
• Ставьте «колышки ». Это своеобразные метки для чрезвычайно важных дел (встреч, переговоров, визитов), которые запланированы на определенные часы и не могут быть перенесены;
• Готовьте «заплатки ». «Заплатки », или «оперативки » — это быстрые дела, которые можно осуществить в неожиданно выдавшийся час «безделья »;
• Организуйте композицию дня. Стройте весь день так, чтобы начать его с самых важных дел, а закончить – легкими и быстрыми.

10 базовых правил планирования времени

Если вы упорно не желаете следовать какой-либо определенной программе для планирования времени, мы советуем вам составить собственную! Но и она должна базироваться на золотых правилах самоорганизации. Вообще, метод самодисциплины – это уверенный шаг на пути к совершению главных жизненных целей.

Хорошо организованная личность быстрее других добивается карьерных высот и повышений, зарабатывает крупные капиталы, обретает способность работать на себя и жить по своим правилам.

Принципы качественного планирования времени несложны, их исполнение не потребует от вас лишних сил. Напротив – освободит вас от усталости и перманентного ощущения «неуспеваемости» . Жизнь можно оптимизировать просто, без пустяковых затрат. Для этого от вас потребуется всего лишь контроль за своими делами.

Методы базового планирования времени:

• Планирование времени с помощью бумажного ежедневника – лучший вариант самодисциплины! Купите себе красивый добротный блокнот, в котором вы будете ежедневно составлять планы на грядущий день. Пишите о них грамотно, красиво и аккуратно. Обдумывайте каждое дело, чтобы не засорять свой режим пустяками. При написании плана сосредоточивайтесь и не спешите. Можно использовать электронный органайзер, но, как показывает практика, такие методы уступают рукописному методу;
• Способ 70/30 – наилучший для новичков. Это значит, что планировать вы будете 70% своего времени, а 30% — пустите на самотек. На первых порах вы не сможете расписывать все детали своего дня, а при такой попытке априори нарушите план конкретных действий;
• Выполняйте большую часть важных дел до обеда (14.00), чтобы ближе к вечеру усталость не снизила продуктивность вашей деятельности в более поздний час;
• Пишите вечером. Говорят, будто утро вечера мудренее. Но только не в планировании времени! Конечно, не стоит стремглав нестись домой, и, едва разувшись, бежать за ручкой или карандашом. После работы прогуляйтесь, хорошенько обдумайте, что успели сделать сегодня, и что необходимо успеть завтра. Возможно, вы вспомните что-то, что хотели сделать давно, но в спешке откладывали на поздний срок;
• Планируйте реалистично. Конечно, полет в Голливуд завтра в 6 – это хорошая идея, но едва ли воплощаемая для среднестатистического обывателя. Грандиозные цели записывайте в другой блокнот. Время для них можно также планировать, но способ для этого должен быть пространственным;
• Отдых – важный аспект продуктивного рабочего дня. Даже если вы выполните все планы, но не будете отдыхать ни минуты, вы вернетесь домой в состоянии «выжатого лимона » и не сможете набраться сил для следующего дня. А значит, его продуктивность значительно снизится;
• Определите время (например, обеденное), в которое вы сможете побыть наедине с собой, в полной тишине. Отойдите из офиса на прогулку, дождитесь, пока коллеги уйдут в кафе, словом, используйте любые средства, чтобы на 10-15 минут остаться в одиночестве и покое;
• «Дробный метод » хорош не только для питания, но и для крупных задач. Выполняйте их небольшими «порциями »;
• Избавляйтесь от хлама. Вещи, которые мы не используем, только утяжеляют наше рабочее пространство и создают в нем состояние суеты. На вашем столе располагается кипа книг, к которым вы давно не притрагиваетесь? Задумайтесь, какую роль на нем они выполняют, и почему бы не убрать их в шкаф, освободив для себя долю лишнего «воздуха »?;
• Ведите здоровый и активный образ в жизни. Пусть в ваших планах хоть иногда фигурирует пробежка, контрастный душ или тривиальная зарядка. Делая все это в утреннее время, вы заряжаетесь бодростью и работоспособностью на весь день!

Планируя свое рабочее и личное время, вы сможете в краткие сроки добиться своих «больших» целей, найти время для маленьких семейных радостей, работать без авралов, спокойно спать ночами, и даже скопить определенную сумму денег. Желаем вам продуктивного образа жизни и работы, приносящей исключительно радость!

Дорогие друзья, рада приветствовать вас в своем блоге! Сегодня речь пойдет о планировании времени как способе самоорганизации.

Время дорого! Говоря это, мы не всегда понимает, насколько фраза точна и актуальна. Особенно в наши дни, когда почти физически ощущается, как стремительно бегут минуты и часы.

Как научиться не терять время, а заставить его работать на себя? Давайте обратимся к советам специалистов по тайм-медежменту, чтобы разобраться в этом непростом вопросе.

Как часто мы корим себя за напрасно потраченное время, причем, тратя новые драгоценные минуты на самобичевание! Все было бы проще, если бы мы правильно понимали, что такое планирование времени и насколько оно эффективно.

Даже простой «разбор полетов», то есть честное признание собственных ошибок, анализ упущенного поможет в дальнейшем избежать столь весомых потерь. Вот с этого и начнем.

Итак, каковы основные причины нашей несобранности:

• Отсутствие мотивации;
• Разбросанность и непоследовательность;
• Слабая концентрация внимания;
• Неумение вычленять главные задачи;
• Перфекционизм, то есть постановка завышенных целей.

Честно говоря, это только начало длинного списка. Дальше может следовать банальная лень, неумение говорить «нет», привычка взваливать на себя чужие заботы и т.д.

Прежде чем браться за штудирование методик планирования времени, просто посмотрите на себя со стороны, проанализируйте хотя бы один прожитый день, составьте его хронометраж. Да-да, записывайте - что, когда, «взвешивайте» в минутах. Потом посидите над этим «конспектом» и многое о себе поймете. Попробуйте повычеркивать лишнее, без чего можно и нужно было обойтись. И в графе «Итого» появится солидный резерв из часов, которые стоило потратить более продуктивно…

Статья в тему:

Существует множество различных методик , издана масса книг по планированию времени. Например, вот эта .

Одним из основателей этой науки считают Бенджамина Франклина, заложившего основы грамотного . В той или иной степени его идеи используются во всех последующих системах, в том числе, и в матрице Эйзенхауэра. Из множества рекомендаций по самоорганизации он вычленил главную: умение точно расставлять приоритеты .

В итоге получились четыре группы задач:

1. Важные и одновременно срочные дела. От них никуда не деться, поскольку невыполнение их грозит серьезными последствиями в будущем. Например, если завтра к 8 утра вам надо сдать отчет боссу, лучше это сделать вовремя.
2. Просто важные задачи. Как подготовка к экзамену или разработка новой программы. Они приближают нас к цели, приносят удовлетворение от сделанного.
3. Срочные дела, но не слишком масштабные. Спешим мы постоянно, но далеко не всегда эта гонка оправданна. Бегом в парикмахерскую, скорее к подруге и т.д. Может, стоит порой прислушаться к совету: «Не спеши, а то успеешь?»
4. Не срочные, и не существенные, но мы им уделяем часы и дни, поскольку просто хочется или считаем, что надо. Можем валяться у телевизора, листать модные журналы, болтать по телефону о пустяках, «зависать» в соцсетях. А потом запоздало сокрушаться, что не успели сделать генеральную уборку к приезду свекрови.

А Эйзенхауэр предупреждал о правильном планировании времени 🙂

Учет и контроль!

Так называемая методика Альпы тоже базируется на вычленении главного. Но еще и учит это расписывать, рассовывать по полочкам, то бишь, строкам, графам, столбикам бумажного плана. Скучно? Нет, интересно и весьма полезно.

Вечером, после анализа дня минувшего, садимся за составление таблицы на завтра. Сначала можно набросать черновик: общий список того, что планируем осилить. Потом выделить из него самое важное и первоочередное. В порядке очередности внести эти задачи в нашу матрицу.

Обязательно прикинуть время, которое потратим на выполнение каждого из намеченных дел. Подчеркнем те мероприятия, которые привязаны к конкретному времени. Специалисты, и не только в методе Альпы, это называют «поставить колышки», то есть вбить точное начало мероприятия. Например, совещание начинается в 14.15, тут вариантов просто нет. А вот на поход в супермаркет можно предусмотреть некоторый временной «люфт», там возможны неожиданности.

Предусмотреть «заплатки» на непредвиденные потери минут. Скажем, придется бежать в поликлинику, сидеть в очереди к терапевту или стоматологу. Может 10 минут, а может и все 40. Так что прихватите с собой журнальчик или именно на этот период запланируйте необязательные «светские» звонки.

Согласимся с поэтом, что полезно «итожить то, что прожил». Это способствует достижению высокого уровня самоорганизации. Поэтому к концу дня возвращаемся к своей табличке и прокручиваем день в памяти. Ставим плюсы и минусы, что-то переносим на другие дни, что-то вычеркиваем за утратой актуальности.

В «сетях» и операционных системах

Пока все о чем мы говорили касалось планирования в наиболее простых формах. Но выстраивать свою деятельность приходится и производственникам, и ученым, перед которыми стоят крупные, даже глобальные цели. Скажем, спланировать нужно реформу финансовой системы, или расписать алгоритм проведения масштабных культурных мероприятий, или требуется подробный график работ по строительству важного объекта городской инфраструктуры и т.д.

Тут на помощь приходит сетевое планирование , то есть особые программы для планирования времени, включающие расчетные и графические методики по моделированию, анализу ситуации по сложным разработкам. Сложность тут заключается в том, что одни этапы завязаны на других.

Скажем, если не готов фундамент, то рано подключать специалистов по внутридомовым коммуникациям, а тем более отделочников. Чтобы уложиться в установленные сроки, необходимо четко спрогнозировать ход каждого этапа строительства.

Для чего и выстраивается комплекс расчетов и графиков. Они помогут составлять календарные планы на конкретный период, изыскивать резервы, грамотно использовать людей и технику, эффективно анализировать сделанное.

Учитывается в данных системах и резерв времени в сетевом планировании - это некий временной запас или максимальный период, на который можно задержать осуществление одного из этапов работ без вреда для итогового результата. Применительно к «нашему» зданию, например, следует рассчитать, на сколько можно отклониться от графика установки кровли, чтобы успеть нагнать это время на малярно-штукатурных работах.

Еще более современные методики предполагают использование компьютерного моделирования . Любая операционная система имеет определенные механизмы расчета выполнения задач, в том числе, и планирования в системах реального времени. Это посильные задачи для программистов и продвинутых пользователей, а вот всем остальным остается пользоваться результатами - четкой эффективной работой программ, которые мы все уже можем применять в своей повседневной деятельности, экономя свое время и силы.

Как укротить «строптивое» время?

Выше мы познакомились с рядом теоретических выкладок, обоснований важности тайм-менеджмета и полезных советов. А есть люди, которым подобные рекомендации определенно пошли на пользу? Оказывается, их немало. Более того, проверив теорию на практике некоторые из них и сами влились в ряды разработчиков самых современных систем тайм-менеджмента. Один из них - Евгений Попов, автор курса «Хозяин времени» .

Это очень толковый тренинг, основанный на собственном опыте и знаниях автора, ставшего успешным бизнесменом.

В нем Евгений поможет разобраться, почему и где именно мы теряем драгоценные часы, подскажет, как правильно составлять планы на каждый день и иные периоды, даст рекомендации тем, у кого проблемы с мотивацией, или накрыла волна усталости, или наступило эмоциональное «выгорание».

И еще много интересного и полезного вы узнаете на этом тренинге. Автор ответит на волнующие вас вопросы, поможет сориентироваться в сложной ситуации.

Надеюсь, вы с пользой потратили время, прочтя этот обзор. Каждый сможет выбрать для себя нечто нужное и наиболее близкое, применить на практике. И стать чуточку сильнее, подняться над обстоятельствами. Чего я вам искренне желаю!

Давайте с вами обсудим в комментариях, каким образом вы планируете свое время? Какие методики используете?

Не забывайте делиться информацией с друзьями (соц.кнопки чуть ниже) и блога.

Когда цели поставлены и понятен план действий, остается только – действовать. Иногда это легко, а иногда для этого нужно себя организовать. Самоорганизация - умение организовать себя: на работу, на выполнение договоренностей с собой и другими, на достижение своих Целей.

Если цель живет в душе в форме желания, она, как живая, тянет нас к себе, притягивая и наше внимание, и наши силы. Счастливы те, кому хочется то, что нужно, однако все, что связано с желаниями - ненадежно. Желания - как ветер или погода, погоде свойственно меняться, ветер легко меняет свое направление, так и желание может гаснуть и исчезать. Без самоорганизации многие наши желания оказываются только желаниями, только мечтами.

Если цель живет в душе в форме намерения, она более прочна, но в ней может не быть тяги. Намерение формируется в первую очередь головой, но без развитой воли намерение пусто. Молодой человек намеревался во время отпуска бегать с утра и делать зарядку каждый день, но если его раз за разом затягивают ритмы ночной дискотеки, намерение остается ничем. Если нет воли, нужна самоорганизация.

Достигать большие и трудные цели помогает не только самоорганизация: кому-то помогает Воля, волевые усилия, кого-то выручает Самомотивация: кнут или пряник в отношении самого себя, побуждение и подталкивание себя к исполнению назначенных целей.

Самоорганизация - это такое Выстраивание ситуации и такая Организация жизни, когда все, что происходить должно, происходит легко и естественно, само собой.

Вот, например, стены у вас в квартире: строго говоря, именно они управляют направлением вашего движения, когда вы идете из прихожей на кухню или в спальню. Но при этом сказать, что они «заставляют» вас идти определенным маршрутом… - нет, стены не принуждают. Они просто стоят так, как они стоят, а вы идете тем маршрутом, который выстроили стены. Это и есть - организация жизни.

К сожалению, за легкость и естественность нужно платить: прелести самоорганизации доступны только тем, кто заранее к самоорганизации себя приучил, кто потратил силы и время заранее. Самоорганизация - это новые привычки жизни , а к новым хорошим привычкам себя нужно приучать.

Несколько эффективных методов самоорганизации:

Что написано пером, не вырубишь топором

Любой план, пока он есть только в вашем воображении - это только мечты. Запишите свои планы, и они превратятся в цель! Также - отмечайте свои удачи и достижения, любым удобным способом выделяйте выполненное и достигнутое - это будет хорошим стимулом и наградой. В 1953 году ученые провели исследование среди группы выпускников Йельского университета. Студентов спрашивали, есть ли у них четкие планы на будущее. Только у 3% опрашиваемых планы на будущее существовали в виде записей целей, задач и планов действий. Через 20 лет, в 1973 году, именно эти 3% бывших выпускников стали более успешными и счастливыми, чем остальные. Более того, именно эти 3% людей добились большего финансового благополучия, чем оставшиеся 97% вместе взятые.

Интенсив как образ жизни

Если вы хотите сегодня убраться в комнате, не растягивайте это на весь день, а договоритесь с собой (а лучше еще с кем-то) четко: 15 минут на разборку шкафа (только!), 15 минут навести порядок на столе (ни минуты больше!!), 15 минут протереть пыль и пропылесосить пол (успеть железно!!!), а потом - абсолютная свобода и совершенная радость!

Сделать привычкой

Мы сотканы из привычек, а привычка - результат повторения. Привычка обычно формируется на 21 день, и то, что ранее требовало для себя усилий, становится уже легким и привычным. Вы решили обливаться холодной водой: даже если вы начали летом и вам понравилось, вначале нужны усилия, чтобы себя на это организовать. Через три недели это стало привычкой, стало естественным, а к сороковому дню привычка постепенно превращается в Потребность: если сегодня не облились, вам уже как-то странно. Уже чего-то не хватает… Итого: если новое начинать и каждый раз бросать, помучив себя неделю, вы всю жизнь будете только мучиться. Если приучать себя к новому немного подольше, новое становится привычным и естественным. Ранее чужое - становится нашим.

Тайм-менеджмент: план и распорядок дел

Если вы утром составили себе образ будущего дня, составили список того, что сегодня вы планируете сделать, распределили все дела по порядку и привязали все обязательное к определенному времени, ваш день идет легко и четко. Как по плану.

Учить другого

Один из лучших способов приучить себя к порядку - это начать приучать к порядку кого-то из близких или друзей. «Раз сказал - он не понял. Два сказал - не понял. Третий раз сказал - я уже сам все понял, а он все не понимает!»

Чтобы быть целеустремленным человеком, нужна воля, навык преодоления себя, своей лени и своих страхов (Смотри Развитие воли). Воля развивается в спорте под началом хорошего тренера и в армии под командами безжалостного сержанта, и эта методика подходит не всем. Силовикам - подходит, Душкам и Тактикам нравится что-то более мягкое и гибкое.

Для Душки и Тактика подходит более гибкая и позитивная Методика: знать, где о чем думать. Суть методики: есть две ситуации - пока вы думаете и когда вы решение уже приняли. Так вот: пока вы думаете, сомневаться нужно. Когда решение принято, сомнениям места уже нет. Подробнее смотри Методика Знать, где о чем думать

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Сегодня, как никогда раньше, актуально народное высказывание «Время — деньги». И в наши дни это не афоризм. Неумение управлять собственным временем сегодня — проблема и компаний, и каждого отдельного человека.

Причина этому — неверно расставленные приоритеты в планировании времени и выполнение второстепенных задач в первую очередь. Самоорганизация на работе и планирование рабочего дня поможет грамотному менеджеру повысить личную эффективность до 100%. Эта процедура займет у вас не более 10 минут времени, но сэкономит большую часть бесцельно потраченного времени в попытке вспомнить, что же вы забыли?

Эти проблемы характерны для отдела продаж, снабжения, технического отдела, и возникают, чаще всего, при взаимодействии одного отдела с другим. Проблема в неумении одних объяснять, а других слушать.

Поэтому, развитие самоорганизации на индивидуальном уровне — работающий и эффективный инструмент решения этой проблемы. Для управления временем научитесь планировать, начиная с малого, с мелких бытовых дел, приучая себя к дисциплине.

Главная задача планирования — умение разделить дела по срочности на 3 группы:

1. Срочные – дела, выполнение которых стоит в строгих временных рамках.
2. Среднесрочные – повседневные дела.
3. Не срочные – дела, которые можно отложить на некоторое время.

Распределив все дела на эти категории, вы поймете, с какими можно повременить, и получите дополнительное время для планирования более актуальных задач. Начните с планирования работы на день, при этом поставив важные дела на первое место. Удачно справившись с этой задачей, приступайте к планированию работы на неделю.

При этом не забывайте, что, запланировав основную задачу на день, остальные стоит описывать вокруг нее, так вы не потеряете время на малозначительные детали.

«Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Джим Рон

Для важна не только личная, но и самоорганизация деятельности сотрудников. На развитии самоорганизации сотрудников благоприятно скажутся тренинги, продуманные системы мотивации, способы поощрения за достижение поставленных задач.

1. Расстановка приоритетов.

   Формируйте дела по срочности и важности. С утра делайте самые сложные дела, те, к которым не хочется даже притрагиваться. Сделав их, вы почувствуете себя значительно лучше. Если дело требует больших временных затрат, «разбавьте» его малозначительными задачами из списка. Это поможет отвлечься.

2. Планирование дел.

   После освоения навыков планирования работы на день, начните составление графика выполнения как можно большего количества важных дел, расширив планирование работы: неделя, месяц, полгода. Имея четкую структуру работы, вы значительно упростите себе жизнь.

3. Аккуратность.

   Держите личные вещи в порядке – это позволит не тратить время на поиски нужной вещи. Разведение хаоса вряд ли поспособствует экономии времени и быстрым решениям.

4. Делегирование полномочий

   Передавайте выполнение заданий подчиненному. При этом выделите время на объяснение, какого результата вы ожидаете от подчиненного. Это позволит существенно разгрузить день и все равно прийти к результату.

5. Составляйте списки задач для разгрузки памяти.

   Не забивайте голову ненужной информацией, которую можно записать. Плодотворнее, после выполнения задачи, вычеркивать ее из списка. Вычеркнутые дела – поднимают настроение и мотивируют на дальнейшую работу.

6. Адекватно оценивайте ресурсы.

   Не стоит выделять 10 минут на дело, которое требует минимум 30 минут вашего времени. Сбиваясь с ритма, вы снизите эффективность работы, провоцируя ошибки в работе и развитие стресса.

7. Дисциплина.

   Развитие самоорганизации напрямую зависит от того, насколько вы дисциплинированы. Окружающие вас люди должны понимать ценность вашего времени. Приступив к работе, доводите дело до конца, не отвлекаясь на «пустые разговоры» и не поддаваясь внешним факторам и лени.